Hóa đơn điện tử khi lập phải đảm bảo các tiêu thức bắt buộc theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, để phù hợp với thực tiễn kinh doanh đa dạng, pháp luật cho phép một số trường hợp không cần đầy đủ nội dung, chẳng hạn như không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua hoặc thông tin chi tiết về người mua trong các giao dịch hàng hóa thiết yếu. Quy định này được nêu tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là phân tích chi tiết về 13 trường hợp cụ thể, giúp doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ để áp dụng đúng, tránh sai sót trong lập và sử dụng hóa đơn.

1. Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua

Trên hóa đơn điện tử, không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, đặc biệt trong giao dịch nhanh chóng hoặc quốc tế. Tuy nhiên, nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên thỏa thuận về điều kiện kỹ thuật ký số, thì hóa đơn có thể bao gồm chữ ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận. Quy định này khuyến khích linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý khi cần.

2. Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh

Đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua. Trường hợp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc tình huống khẩn cấp, giúp giảm thủ tục hành chính. Việc miễn trừ này không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hóa đơn, miễn là tuân thủ quy trình cấp mã từ cơ quan thuế.

3. Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại

Khi lập hóa đơn điện tử cho việc bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, thì không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, cũng như chữ ký số của họ. Quy định này phù hợp với giao dịch bán lẻ nhanh chóng, nơi khách hàng thường không cung cấp thông tin cá nhân chi tiết, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo tính minh bạch.

4. Hóa đơn bán xăng dầu

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh không bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoặc chữ ký số của họ. Điều này phản ánh thực tế giao dịch hàng ngày tại cây xăng, nơi ưu tiên tốc độ phục vụ. Doanh nghiệp vẫn phải ghi đầy đủ các thông tin khác để hỗ trợ quản lý thuế và kiểm soát hàng hóa.

5. Hóa đơn là tem, vé, thẻ

Với hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé hoặc thẻ, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã), cũng như tiêu thức về người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế hoặc thuế suất giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có mệnh giá sẵn, thì không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Quy định này phù hợp với sản phẩm dịch vụ có giá trị cố định, như vé xem phim hoặc thẻ điện thoại, giúp đơn giản hóa in ấn và lưu trữ.

6. Hóa đơn vận tải hàng không

Chứng từ điện tử cho dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử, theo thông lệ quốc tế, dành cho người mua là cá nhân không kinh doanh, được coi là hóa đơn điện tử và không cần ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự, thuế suất giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, nếu người mua là tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh, chứng từ này không được công nhận là hóa đơn điện tử; doanh nghiệp hàng không phải lập hóa đơn đầy đủ để giao cho tổ chức. Điều này hài hòa giữa chuẩn mực quốc tế và quy định nội địa, tránh xung đột pháp lý.

7. Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt

Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt hoặc xây nhà để bán với thu tiền theo tiến độ hợp đồng không bắt buộc phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Quy định này thừa nhận đặc thù ngành xây dựng, nơi giá trị hợp đồng thường dựa trên giai đoạn hoàn thành chứ không phải chi tiết vật liệu, giúp giảm gánh nặng lập hóa đơn chi tiết.

8. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ cần thể hiện thông tin như lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất/nhận, phương tiện vận chuyển. Cụ thể, tên người mua là người nhận hàng, địa chỉ người mua là địa điểm kho nhận; tên người bán là người xuất hàng, địa chỉ người bán là địa điểm kho xuất và phương tiện vận chuyển. Không cần ghi tiền thuế, thuế suất hoặc tổng số tiền thanh toán. Điều này hỗ trợ quản lý nội bộ doanh nghiệp mà không làm phức tạp hóa thủ tục thuế.

9. Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý phải ghi thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất/nhận, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể, ghi số và ngày hợp đồng; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có); địa chỉ người bán là địa điểm kho xuất. Không cần tiền thuế, thuế suất hoặc tổng thanh toán. Quy định này giúp chuỗi cung ứng đại lý hoạt động mượt mà, tập trung vào logistics hơn là chi tiết thuế.

10. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không

Hóa đơn cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, lập theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế, không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Điều này phù hợp với chuẩn mực toàn cầu, giúp các hãng hàng không Việt Nam hội nhập quốc tế mà không bị ràng buộc bởi quy định nội địa chi tiết.

11. Hóa đơn của doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý

Hóa đơn mà doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý, dựa trên báo cáo đối chiếu và bảng kê tổng hợp, không bắt buộc phải có đơn giá. Quy định này đơn giản hóa thanh toán giữa hãng và đại lý, nơi giá trị thường dựa trên khối lượng vận chuyển tổng hợp, giảm thời gian lập hóa đơn.

12. Hóa đơn của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh phục vụ mục đích quốc phòng, an ninh theo quy định Chính phủ, hóa đơn không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ chỉ ghi “cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên”. Điều này bảo vệ thông tin nhạy cảm, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

13. Hóa đơn hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng

Hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh casino hoặc trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua hoặc chữ ký số của họ. Quy định này phù hợp với ngành giải trí đặc thù, nơi khách hàng thường ẩn danh, giúp doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ mà vẫn kiểm soát thuế hiệu quả

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My