Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới được thực hiện tại cấp tỉnh, thuộc lĩnh vực đăng ký, quản lý con dấu, theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016, Nghị định 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ và Thông tư 15/2022/TT-BCA ngày 06/4/2022 của Bộ Công an. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về trình tự, hồ sơ và yêu cầu thực hiện thủ tục này.

Trình tự thực hiện

Cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký mẫu con dấu mới cần nộp hồ sơ tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an cấp tỉnh. Hồ sơ có thể được nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia/Bộ Công an (trừ các văn bản không được phép đăng tải qua mạng theo quy định pháp luật).

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, người nộp sẽ nhận Giấy biên nhận qua bưu chính hoặc Cổng dịch vụ công. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, người nộp sẽ nhận Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan sẽ từ chối tiếp nhận và thông báo lý do từ chối bằng văn bản qua các hình thức tương tự.

Kết quả thủ tục, bao gồm con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, sẽ được trả qua bưu chính hoặc Cổng dịch vụ công theo thời gian hẹn trên Giấy biên nhận, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới bao gồm các giấy tờ phù hợp với loại hình cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước, cụ thể như sau:

Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức tôn giáo, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức nước ngoài hoặc các tổ chức khác hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, cần cung cấp (bản chính: 1 bản) của Quyết định thành lập, văn bản quy định tổ chức và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc điều lệ hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp, tùy theo loại hình tổ chức. Đối với một số tổ chức, cần bổ sung thêm văn bản chấp thuận hoặc giấy phép hoạt động trong lĩnh vực cụ thể theo quy định pháp luật.

Người được cử nộp hồ sơ phải xuất trình Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền (bản chính: 1 bản). Trường hợp nộp trực tiếp, các giấy tờ trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu. Nếu nộp trực tuyến, các văn bản phải là file PDF được ký số bởi người có thẩm quyền và cơ quan, tổ chức theo quy định.

Yêu cầu và điều kiện

Cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước chỉ được đăng ký mẫu con dấu khi có quy định cho phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Riêng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hoặc trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Mẫu con dấu phải được đăng ký trước khi sử dụng.

Thông tin liên hệ

Thủ tục được thực hiện tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đối tượng thực hiện bao gồm công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức trong và ngoài nước hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Việc thực hiện đúng quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ đảm bảo thủ tục được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, góp phần đáp ứng yêu cầu quản lý hành chính và sử dụng con dấu theo đúng pháp luật.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo