Thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch là quy trình hành chính quan trọng, giúp cá nhân hoặc tổ chức nhận được bản sao các giấy tờ hộ tịch như khai sinh, kết hôn hoặc khai tử từ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Thủ tục này được thực hiện tại các cấp tỉnh, huyện, xã, với các phương thức nộp hồ sơ linh hoạt, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết trình tự, hồ sơ và các quy định liên quan, dựa trên các căn cứ pháp lý hiện hành.

Trình tự thực hiện thủ tục

Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa, qua hệ thống bưu chính hoặc trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Với hình thức trực tuyến, người yêu cầu đăng ký tài khoản, xác thực danh tính, lựa chọn cơ quan có thẩm quyền và điền thông tin theo biểu mẫu điện tử, kèm theo bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ liên quan. Phí, lệ phí được thanh toán trực tuyến hoặc theo phương thức khác theo quy định.

Cán bộ tại Bộ phận một cửa kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận và chuyển cho công chức hộ tịch xử lý. Trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ, phiếu hẹn trả kết quả sẽ được gửi qua thư điện tử hoặc tin nhắn cho người yêu cầu (với hồ sơ trực tuyến). Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ thông báo yêu cầu bổ sung, nêu rõ giấy tờ và nội dung cần hoàn thiện. Trường hợp không thể bổ sung, cơ quan từ chối giải quyết và thông báo lý do.

Công chức hộ tịch thẩm tra tính thống nhất và hợp lệ của hồ sơ. Nếu cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện, cơ quan thông báo để người yêu cầu hoàn thiện hoặc từ chối giải quyết. Nếu cần xác minh thêm, công chức lập Phiếu xin lỗi, nêu lý do và hẹn lại ngày trả kết quả. Với hồ sơ trực tuyến hợp lệ, công chức gửi biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử cho người yêu cầu kiểm tra trong tối đa một ngày. Sau khi người yêu cầu xác nhận hoặc không phản hồi, công chức in bản sao, trình thủ trưởng ký và chuyển đến Bộ phận một cửa để trả kết quả.

Người yêu cầu nhận kết quả qua các phương thức: bản điện tử gửi qua thư điện tử hoặc thiết bị số, bản giấy qua bưu chính, hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Cách thức thực hiện và thời hạn giải quyết

Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Thời hạn giải quyết là ngay trong ngày nhận hồ sơ; nếu nhận sau 15 giờ và không thể giải quyết ngay, kết quả được trả vào ngày làm việc tiếp theo. Lệ phí là 8.000 đồng/bản sao Trích lục hộ tịch, nhưng miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo hoặc người khuyết tật, theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ bao gồm giấy tờ phải nộp và giấy tờ phải xuất trình. Giấy tờ phải nộp gồm Tờ khai đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch (theo mẫu, với hình thức trực tiếp) hoặc biểu mẫu điện tử (với hình thức trực tuyến), và văn bản ủy quyền nếu có người được ủy quyền thực hiện. Văn bản ủy quyền không cần chứng thực nếu người được ủy quyền là người thân trực hệ. Với hồ sơ gửi qua bưu chính, phải kèm bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình.

Giấy tờ phải xuất trình gồm giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc căn cước điện tử. Với hồ sơ trực tuyến, các giấy tờ này được điền tự động nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Bản chụp giấy tờ gửi kèm hồ sơ trực tuyến phải rõ nét, hợp lệ; nếu là giấy tờ nước ngoài, phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Khi nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp các giấy tờ gốc nếu cần.

Đối tượng và cơ quan thực hiện

Thủ tục áp dụng cho công dân Việt Nam và tổ chức (trừ doanh nghiệp, hợp tác xã). Cơ quan thực hiện là Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại cấp tỉnh, huyện, xã. Kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử. Trụ sở tiếp nhận hồ sơ cấp bộ là Bộ Tư pháp, số 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo