Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là một thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đất đai, được thực hiện tại cấp tỉnh theo quy định chi tiết của pháp luật. Thủ tục này áp dụng cho các đối tượng như công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài, doanh nghiệp, hợp tác xã và các tổ chức khác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về trình tự, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ và căn cứ pháp lý liên quan.

Trình tự thực hiện

Người yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm được quy định trên địa bàn tỉnh, bao gồm Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. Khi nộp, người yêu cầu có thể lựa chọn nộp bản chính giấy tờ, bản sao đã công chứng/chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu. Đối với hình thức trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã công chứng/chứng thực. Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa, bản chính phải được nộp khi nhận kết quả.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp Giấy tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung để người nộp hoàn thiện. Hồ sơ sau khi được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý.

Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các bước tiếp theo, bao gồm kiểm tra thông tin về tình trạng hôn nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đối với trường hợp cấp đổi để ghi cả họ tên vợ và chồng. Nếu không khai thác được thông tin, người nộp cần bổ sung giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân. Trường hợp vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận không chính xác, cơ quan sẽ kiểm tra thực địa và đối chiếu hồ sơ để xác định đúng vị trí. Nếu người sử dụng đất yêu cầu xác định lại kích thước, diện tích thửa đất, cơ quan thực hiện trích đo bản đồ địa chính và ký duyệt mảnh trích đo. Đối với trường hợp cần trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính do bản đồ cũ hư hỏng hoặc chưa sử dụng bản đồ địa chính, cơ quan sẽ thực hiện theo quy định.

Cơ quan gửi thông tin đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có) theo Mẫu số 19 ban hành kèm Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Sau khi cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai, Giấy chứng nhận mới được cấp và trao trực tiếp cho người yêu cầu hoặc thông qua cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp Giấy chứng nhận đang được thế chấp, cơ quan thông báo cho bên nhận thế chấp, tổ chức trao Giấy chứng nhận mới giữa các bên liên quan và thu hồi Giấy chứng nhận cũ.

Cách thức thực hiện và thời hạn giải quyết

Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công. Thời hạn giải quyết phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Đối với các trường hợp như cấp đổi do Giấy chứng nhận bị hư hỏng, thay đổi thông tin vợ/chồng, tách thửa đất hoặc điều chỉnh mục đích sử dụng đất, thời gian xử lý không quá 5 ngày làm việc. Trường hợp cấp đổi do thay đổi kích thước, diện tích thửa đất mà ranh giới không đổi, thời hạn tối đa là 10 ngày làm việc. Đối với các xã miền núi, vùng sâu, vùng xa hoặc có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, thời hạn có thể kéo dài lên đến 15 hoặc 20 ngày làm việc. Riêng trường hợp cấp đổi đồng loạt do đo đạc bản đồ địa chính, thời gian thực hiện theo dự án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Phí thực hiện thủ tục được áp dụng theo quy định của Luật Phí và Lệ phí cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận bao gồm: Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định số 151/2025/NĐ-CP (bản chính, 1 bản); bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp (bản chính, 1 bản); mảnh trích đo bản đồ địa chính trong trường hợp trích đo địa chính hoặc người sử dụng đất yêu cầu xác định lại kích thước, diện tích thửa đất (bản sao, 1 bản). Trường hợp hộ gia đình yêu cầu ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất, thông tin các thành viên phải được thể hiện rõ trong đơn đăng ký.

Căn cứ pháp lý

Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật sau: Luật Đất đai 2024 (số 31/2024/QH15, ban hành ngày 01/02/2024), Luật số 43/2024/QH15 (ban hành ngày 29/06/2024), Luật Đầu tư công (số 58/2024/QH15, ban hành ngày 29/11/2024), Nghị định số 101/2024/NĐ-CP (ban hành ngày 29/07/2024), Nghị định số 151/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 12/06/2025) và Nghị định số 118/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 09/06/2025).

Thủ tục này đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật, giúp người sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện quyền lợi một cách thuận tiện và hiệu quả.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo