Thủ tục đăng ký khai tử là một thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người chết cư trú cuối cùng. Thủ tục này nhằm ghi nhận sự kiện tử tuất vào sổ hộ tịch và cấp trích lục khai tử theo quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về trình tự, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ và các căn cứ pháp lý liên quan.
Trình tự thực hiện
Người có yêu cầu đăng ký khai tử có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua hệ thống bưu chính hoặc trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu cần đăng ký tài khoản, xác thực người dùng, đăng nhập vào hệ thống và chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền. Sau đó, điền thông tin theo biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ cần thiết và nộp phí, lệ phí theo quy định.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận và chuyển đến công chức tư pháp – hộ tịch để xử lý, đồng thời gửi phiếu hẹn trả kết quả qua email hoặc tin nhắn cho người yêu cầu (đối với hồ sơ trực tuyến). Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu sẽ nhận thông báo để bổ sung, hoàn thiện. Nếu không thể bổ sung, cơ quan sẽ từ chối giải quyết và thông báo lý do.
Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ, đảm bảo tính thống nhất và hợp lệ của thông tin. Nếu cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện giải quyết, thông báo sẽ được gửi đến người yêu cầu. Trong trường hợp cần xác minh thêm hoặc có lý do chậm trễ, công chức lập phiếu xin lỗi, hẹn lại ngày trả kết quả và gửi qua email hoặc tin nhắn. Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chức ghi thông tin vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Đối với hồ sơ trực tuyến, trích lục khai tử điện tử sẽ được gửi cho người yêu cầu để kiểm tra và xác nhận trong vòng một ngày. Sau khi xác nhận hoặc không có phản hồi, thông tin được lưu chính thức và trích lục khai tử được in, ký bởi lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, sau đó chuyển đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả.
Cách thức thực hiện
Người yêu cầu có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, gửi qua bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến. Thời gian xử lý hồ sơ thường hoàn thành trong ngày tiếp nhận, trừ trường hợp nhận sau 15 giờ thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu cần xác minh, thời hạn giải quyết không quá ba ngày làm việc. Lệ phí đăng ký khai tử do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, nhưng được miễn cho các trường hợp đăng ký đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo hoặc người khuyết tật. Phí cấp bản sao trích lục khai tử (nếu có yêu cầu) thực hiện theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC.
Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đăng ký khai tử bao gồm các giấy tờ bắt buộc như Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp (bản chính), giấy tờ chứng minh sự kiện chết (đối với trường hợp không có Giấy báo tử) và văn bản ủy quyền (nếu có, phải được chứng thực trừ trường hợp ủy quyền cho người thân trực hệ). Ngoài ra, người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu, cùng giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc nơi phát hiện thi thể. Đối với hồ sơ trực tuyến, các giấy tờ này cần được gửi dưới dạng bản chụp rõ nét hoặc bản sao điện tử. Trường hợp thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người yêu cầu không cần nộp hoặc xuất trình lại.
Lưu ý quan trọng
Trong vòng 15 ngày kể từ ngày người chết, người thân hoặc đại diện tổ chức liên quan có trách nhiệm đăng ký khai tử. Giấy tờ nộp hoặc xuất trình phải hợp lệ, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nếu người yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân. Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc có dấu hiệu làm giả, cơ quan có thẩm quyền sẽ hủy bỏ kết quả đăng ký.
Kết quả thực hiện
Kết quả của thủ tục là trích lục khai tử, bản sao trích lục khai tử hoặc bản điện tử trích lục khai tử, tùy theo hình thức nộp hồ sơ.
Căn cứ pháp lý
Thủ tục đăng ký khai tử được thực hiện theo các văn bản pháp luật sau: Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015; Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/07/2020; Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022; Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025; Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/06/2025; Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016; Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019; Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021; Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/05/2020; Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022; Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/08/2023 và Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/06/2025.
Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.
Trân trọng!
Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo
