Cấp bản sao từ sổ gốc là một thủ tục hành chính phổ biến, giúp cá nhân hoặc tổ chức lấy lại các giấy tờ đã được cơ quan nhà nước cấp trước đó mà không cần bản chính. Thủ tục này đặc biệt hữu ích khi bản chính bị mất hoặc hỏng, vì bản sao từ sổ gốc có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các giao dịch dân sự, hành chính. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP), hiệu lực từ ngày 01/11/2025, thủ tục được đơn giản hóa hơn, tích hợp công nghệ số như VNeID và dịch vụ công trực tuyến để giảm thời gian và chi phí cho người dân.

Phân biệt cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính

Để tránh nhầm lẫn, cần phân biệt rõ hai khái niệm này, vì chúng phục vụ mục đích khác nhau và do cơ quan khác nhau thực hiện. Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc (như UBND xã, phường hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch) căn cứ trực tiếp vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao này có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc và có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Sổ gốc ở đây là sổ do cơ quan có thẩm quyền lập khi cấp bản chính ban đầu.

Ngược lại, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền (như UBND cấp xã, phòng công chứng) kiểm tra bản chính do người yêu cầu cung cấp và chứng thực rằng bản sao đúng với bản chính. Bản chính có thể là giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp hoặc giấy tờ cá nhân có xác nhận. Giá trị sử dụng tương tự, nhưng người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của bản chính và không bị giới hạn về đối tượng. Sự phân biệt này quan trọng vì cấp bản sao từ sổ gốc không yêu cầu bản chính, phù hợp khi bản chính bị mất, trong khi chứng thực yêu cầu phải có bản chính để kiểm tra. Căn cứ khoản 1, khoản 5 và khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP.

Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Không phải ai cũng có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, nhằm bảo vệ thông tin cá nhân và tránh lạm dụng. Theo quy định, người có quyền bao gồm: người được cấp bản chính ban đầu; người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền của họ; cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột; hoặc người thừa kế hợp pháp nếu người được cấp bản chính đã qua đời. Quy định này giúp đảm bảo tính bảo mật, chỉ cho phép những người có quan hệ trực tiếp tiếp cận thông tin từ sổ gốc. Nếu không thuộc các đối tượng trên, bạn có thể cần ủy quyền hoặc chứng minh quan hệ để tránh bị từ chối hồ sơ.

Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Thủ tục được linh hoạt hóa theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, với ba hình thức nộp hồ sơ: trực tiếp tại cơ quan lưu sổ gốc, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Kết quả cũng được trả theo cách tương ứng: trực tiếp, bưu chính công ích, hoặc trực tuyến nếu đủ điều kiện dịch vụ công toàn trình. Việc bổ sung hình thức trực tuyến là điểm mới, giúp người dân ở xa hoặc bận rộn có thể thực hiện mà không cần di chuyển, đặc biệt khi tích hợp với VNeID để khai thác dữ liệu tự động, giảm thủ tục giấy tờ. Điều này làm cho thủ tục trở nên hiện đại hơn, phù hợp với chuyển đổi số quốc gia.

Thành phần hồ sơ yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Hồ sơ khá đơn giản, nhằm giảm gánh nặng cho người dân. Cụ thể, bao gồm: một trong các giấy tờ tùy thân còn giá trị như căn cước điện tử, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh; và bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu người yêu cầu không phải là người được cấp bản chính). Ví dụ, nếu bạn yêu cầu thay cho cha mẹ đã mất, cần giấy khai sinh hoặc giấy chứng tử để chứng minh. Quan trọng là, nếu thông tin có thể tra cứu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc VNeID, cơ quan không được yêu cầu nộp thêm giấy tờ, giúp tiết kiệm thời gian và tránh lạm thu hồ sơ. Căn cứ Quyết định 3152/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp.

Thời hạn giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Thời hạn được rút ngắn để tăng hiệu quả hành chính. Theo quy định, cơ quan phải giải quyết ngay trong ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu nhận sau 15 giờ. Thời hạn tính từ lúc nhận hồ sơ trực tiếp, dấu bưu điện, hoặc hệ thống dịch vụ công ghi nhận. Điểm mới từ Nghị định 280/2025/NĐ-CP là nhấn mạnh việc tự khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, giúp tránh trì hoãn do yêu cầu bổ sung giấy tờ không cần thiết. Nếu hồ sơ đầy đủ, bạn có thể nhận kết quả nhanh chóng, thường chỉ trong vài giờ.

Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Quy trình được chi tiết hóa để dễ theo dõi. Với nộp trực tiếp: xuất trình giấy tờ để kiểm tra. Nộp qua bưu chính: gửi hồ sơ kèm phong bì dán tem ghi địa chỉ nhận. Nộp trực tuyến: tải lên bản điện tử hoặc bản sao điện tử. Sau đó, cơ quan kiểm tra sổ gốc để cấp bản sao chính xác; nếu sổ gốc không còn hoặc thiếu thông tin, phải trả lời văn bản lý do. Kết quả trả theo cách đăng ký. Lưu ý, người thực hiện không được yêu cầu thêm giấy tờ nếu đã có trên VNeID hoặc cơ sở dữ liệu, tránh tình trạng “hành dân” không cần thiết. Toàn bộ trình tự này được hướng dẫn tại Quyết định 3152/QĐ-BTP, đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trên toàn quốc.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My