Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là một quy trình hành chính được thực hiện tại cấp xã hoặc cơ sở giáo dục, nhằm cung cấp bản sao chính xác nội dung văn bằng, chứng chỉ dựa trên sổ gốc cho người có nhu cầu. Thủ tục này áp dụng cho công dân Việt Nam và người nước ngoài, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong việc cấp phát bản sao.

Trình tự thực hiện

Người có nhu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp một bộ hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ sở giáo dục, hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Cơ quan tiếp nhận sẽ xử lý yêu cầu ngay trong ngày nếu hồ sơ hợp lệ, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện, thời hạn giải quyết được tính từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện. Nếu yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, số lượng bản sao lớn hoặc nội dung phức tạp, thời hạn có thể kéo dài thêm tối đa một ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu. Cơ quan cấp bản sao sẽ đối chiếu với sổ gốc để đảm bảo nội dung chính xác. Nếu sổ gốc không còn lưu trữ, không có thông tin cần thiết hoặc không đủ điều kiện cấp bản sao, cơ quan sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do, trong cùng ngày nhận hồ sơ hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nhận sau 15 giờ.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ cấp bản sao bao gồm đơn đề nghị theo mẫu, trong đó ghi rõ thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp. Người nộp hồ sơ cần cung cấp bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị để kiểm tra danh tính. Nếu người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền, hoặc có quan hệ gia đình như cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, hoặc người thừa kế của người được cấp văn bằng, cần xuất trình giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ. Trường hợp gửi hồ sơ qua bưu điện, phải đính kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ nêu trên, cùng một phong bì dán tem ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận.

Cách thức nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc qua dịch vụ bưu chính. Thời gian giải quyết là trong ngày nhận hồ sơ hợp lệ, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nhận sau 15 giờ. Với các trường hợp phức tạp, thời hạn có thể kéo dài thêm một ngày làm việc hoặc theo thỏa thuận. Không có quy định về phí hoặc lệ phí cho thủ tục này.

Đối tượng và cơ quan thực hiện

Thủ tục áp dụng cho công dân Việt Nam và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ sở giáo dục nơi lưu trữ sổ gốc. Kết quả của thủ tục là bản sao văn bằng, chứng chỉ, đảm bảo nội dung đúng với sổ gốc.

Căn cứ pháp lý

Thủ tục được thực hiện dựa trên Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 và Thông tư 13/2025/TT-BGDĐT ngày 12/6/2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, quy định về phân quyền, phân cấp và thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục. Các văn bản này đảm bảo quy trình cấp bản sao được thực hiện thống nhất, minh bạch và đúng quy định pháp luật.

Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là một quy trình đơn giản, giúp người dân và tổ chức tiếp cận nhanh chóng các tài liệu cần thiết, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của bản sao được cấp.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo