Đăng ký khai sinh là thủ tục hành chính quan trọng nhằm ghi nhận sự kiện sinh của một cá nhân vào hệ thống hộ tịch, đảm bảo quyền lợi pháp lý và định danh cá nhân. Thủ tục này được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, theo quy định của Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về trình tự, cách thức thực hiện và các giấy tờ cần thiết để đăng ký khai sinh.
Trình tự thực hiện
Thủ tục đăng ký khai sinh có thể được thực hiện trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu cần đăng ký tài khoản, xác thực người dùng, chọn đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền, điền thông tin theo biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ cần thiết và nộp lệ phí (nếu có) qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc phương thức khác theo quy định.
Sau khi nộp hồ sơ, cán bộ tại Bộ phận một cửa sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ cấp Phiếu hẹn trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo (đối với hồ sơ nộp trực tiếp sau 15 giờ) hoặc gửi thông báo qua thư điện tử/tin nhắn cho người nộp trực tuyến. Hồ sơ được số hóa, ký số và chuyển cho công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu sẽ được thông báo để bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung được, cơ quan có thể từ chối giải quyết và thông báo lý do.
Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra tính thống nhất và hợp lệ của hồ sơ. Đối với trường hợp cha mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, cơ quan hộ tịch tra cứu thông tin hôn nhân từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu không tra cứu được, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha mẹ thường trú hoặc đăng ký kết hôn sẽ xác minh trong 03 ngày làm việc. Trường hợp cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan sẽ thông báo lại để người yêu cầu hoàn thiện hồ sơ hoặc từ chối giải quyết. Nếu chậm trả kết quả, cơ quan sẽ gửi Phiếu xin lỗi, nêu rõ lý do và hẹn ngày trả kết quả mới.
Khi hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, lấy Số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, in Giấy khai sinh và trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký. Kết quả được chuyển đến Bộ phận một cửa để trả cho người yêu cầu. Người nhận kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh và nhận kết quả.
Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đăng ký khai sinh bao gồm các giấy tờ bắt buộc sau: Giấy chứng sinh (bản chính); nếu không có Giấy chứng sinh, cần nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh hoặc giấy cam đoan về việc sinh. Trường hợp trẻ bị bỏ rơi, cần có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập. Đối với trẻ sinh ra do mang thai hộ, phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản. Nếu ủy quyền cho người khác đăng ký, cần văn bản ủy quyền được chứng thực, trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột.
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân như Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ có dán ảnh và thông tin cá nhân còn giá trị. Ngoài ra, cần xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu cơ quan không khai thác được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, bản chụp giấy tờ phải rõ nét, đầy đủ nội dung, được cấp hợp lệ và hợp pháp hóa lãnh sự nếu là giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (trừ trường hợp được miễn).
Một số lưu ý quan trọng
Cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh. Nếu cha mẹ không thể thực hiện, ông, bà, người thân thích hoặc cá nhân/tổ chức nuôi dưỡng trẻ có thể thay thế. Đối với trẻ bị bỏ rơi, Ủy ban nhân dân cấp xã lập biên bản, niêm yết thông tin trong 07 ngày liên tục. Nếu không có thông tin về cha mẹ đẻ, cá nhân/tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ sẽ đăng ký khai sinh. Trường hợp trẻ chưa xác định được cha hoặc mẹ, thông tin họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch được xác định theo mẹ hoặc cha, phần còn lại để trống. Nếu cha hoặc mẹ yêu cầu nhận con, thủ tục nhận con sẽ được kết hợp với đăng ký khai sinh.
Việc đặt tên trẻ phải phù hợp với pháp luật, giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán và không quá dài, khó sử dụng. Nếu cha mẹ không thỏa thuận được, thông tin được xác định theo tập quán nhưng phải theo cha hoặc mẹ. Người yêu cầu cần chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin cam đoan; nếu phát hiện cam đoan không đúng, cơ quan có quyền hủy bỏ kết quả đăng ký.
Thời hạn và lệ phí
Thủ tục được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ. Lệ phí đăng ký khai sinh không đúng hạn do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Miễn lệ phí cho trường hợp đăng ký đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo hoặc người khuyết tật.
Căn cứ pháp lý
Thủ tục đăng ký khai sinh được thực hiện theo Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và các thông tư liên quan của Bộ Tư pháp (số 04/2020/TT-BTP, 01/2022/TT-BTP, 03/2023/TT-BTP, 04/2024/TT-BTP) cùng Thông tư số 281/2016/TT-BTC và 106/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các văn bản này quy định chi tiết về trình tự, hồ sơ và trách nhiệm của cơ quan thực hiện, đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quá trình đăng ký khai sinh.
Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.
Trân trọng!
Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo
