Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, áp dụng cho công dân Việt Nam và người Việt Nam định cư ở nước ngoài. Thủ tục này được thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan, đảm bảo tính minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện cho người dân thông qua các hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Trình tự thực hiện

Người yêu cầu đăng ký khai sinh có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Đối với hình thức trực tiếp, người nộp hồ sơ cung cấp các giấy tờ cần thiết, nộp lệ phí (nếu có) và nhận kết quả ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ. Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công, xác thực tài khoản, điền thông tin theo biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, đồng thời thanh toán phí, lệ phí qua chức năng thanh toán trực tuyến.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận cấp Phiếu hẹn trả kết quả qua email, tin nhắn hoặc trực tiếp, sau đó chuyển hồ sơ đến công chức tư pháp – hộ tịch để xử lý. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người nộp được thông báo để bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung được, cơ quan sẽ từ chối giải quyết và thông báo lý do.

Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ, tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha mẹ trẻ (nếu có) thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp cần xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha mẹ thường trú hoặc đăng ký kết hôn sẽ cung cấp thông tin trong 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ, công chức ghi thông tin vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và chuyển thông tin để lấy Số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Kết quả cuối cùng là Giấy khai sinh, bản sao hoặc bản điện tử, được trả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc qua email, thiết bị số.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đăng ký khai sinh bao gồm các giấy tờ bắt buộc như Giấy chứng sinh (hoặc văn bản xác nhận việc sinh nếu không có Giấy chứng sinh), Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (đối với nộp trực tiếp) hoặc biểu mẫu điện tử (đối với nộp trực tuyến). Trường hợp trẻ sinh ra ở nước ngoài, cần nộp giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, xác nhận việc sinh và quan hệ mẹ – con, đã được hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu cha hoặc mẹ là người nước ngoài, phải có văn bản thỏa thuận về quốc tịch của con; nếu chọn quốc tịch nước ngoài, cần xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước đó. Các giấy tờ xuất trình bao gồm giấy tờ chứng minh nhân thân, nơi cư trú và việc nhập cảnh hợp pháp của trẻ (nếu sinh ở nước ngoài).

Người nộp hồ sơ có thể sử dụng bản sao chứng thực, bản chụp kèm bản chính hoặc bản điện tử tích hợp trên ứng dụng VneID. Cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm giấy tờ ngoài quy định và có trách nhiệm khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nếu người yêu cầu đã cung cấp số định danh cá nhân.

Thời hạn và chi phí

Thời hạn giải quyết là ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ. Lệ phí được miễn cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật; mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có) áp dụng theo Thông tư 281/2016/TT-BTC.

Căn cứ pháp lý

Thủ tục được thực hiện theo Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13, Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Nghị định 104/2022/NĐ-CP, Nghị định 07/2025/NĐ-CP, Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cùng các thông tư hướng dẫn như Thông tư 04/2020/TT-BTP, Thông tư 01/2022/TT-BTP, Thông tư 03/2023/TT-BTP, Thông tư 04/2024/TT-BTP và Thông tư 08/2025/TT-BTP.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo