Thủ tục đăng ký lại khai sinh thuộc lĩnh vực hộ tịch, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, là cơ quan có thẩm quyền chính. Đây là loại thủ tục hành chính được luật giao quy định chi tiết, áp dụng cho công dân Việt Nam còn sống tại thời điểm yêu cầu, với điều kiện khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất. Thủ tục nhằm khôi phục thông tin hộ tịch một cách chính xác, dựa trên các giấy tờ chứng minh liên quan.

Trình Tự Thực Hiện

Người yêu cầu có thể chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền, kèm theo lệ phí nếu áp dụng và phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu cần. Với hình thức trực tuyến, người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký và xác thực tài khoản, sau đó cung cấp thông tin qua biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ quy định, và thanh toán phí lệ phí trực tuyến. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ về tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ cấp phiếu hẹn trả kết quả (trực tiếp hoặc qua email/tin nhắn), số hóa hồ sơ và chuyển cho công chức tư pháp – hộ tịch xử lý. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ thông báo bổ sung cụ thể; nếu không bổ sung được, lãnh đạo trung tâm từ chối bằng văn bản.

Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ về tính thống nhất và hợp lệ. Nếu cần bổ sung hoặc từ chối, thông báo qua trung tâm để người yêu cầu thực hiện lại bước tiếp nhận. Nếu cần xác minh thêm (như kiểm tra sổ hộ tịch tại nơi đăng ký cũ hoặc quan hệ cha mẹ con qua cơ quan công an), công chức lập phiếu xin lỗi và hẹn lại thời gian nếu chậm trễ. Với trường hợp đăng ký tại xã khác nơi cũ, gửi văn bản đề nghị xác minh sổ hộ tịch; nếu không còn lưu giữ hoặc không trả lời sau 20 ngày, và hồ sơ hợp lệ, công chức ghi vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật phần mềm quản lý hộ tịch điện tử. Với hồ sơ trực tuyến, gửi biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử để người yêu cầu xác nhận trong tối đa một ngày; nếu xác nhận hoặc không phản hồi, tiến hành ghi sổ và cập nhật. Cuối cùng, công chức in Giấy khai sinh, lãnh đạo xã ký và chuyển trung tâm trả kết quả.

Cách Thức Thực Hiện, Thời Hạn Và Phí Lệ Phí

Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp, trực tuyến toàn trình hoặc qua dịch vụ bưu chính, với người yêu cầu tự thực hiện hoặc ủy quyền. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc, kéo dài không quá 25 ngày nếu cần xác minh. Lệ phí do Hội đồng nhân dân tỉnh/thành phố quyết định, miễn cho người có công với cách mạng, hộ nghèo và người khuyết tật. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu yêu cầu) theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Thành Phần Hồ Sơ

Hồ sơ bao gồm tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu (mẫu 14. TK đăng ký lại khai sinh.doc hoặc mẫu điện tử 14 Đăng ký lại khai sinh.docx), kèm cam đoan đã nộp đủ giấy tờ hiện có. Giấy tờ phải xuất trình: giấy chứng minh nơi cư trú (nếu không khai thác được từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP); hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tương đương (nếu không tự động điền từ cơ sở dữ liệu). Với hồ sơ bưu chính, gửi bản sao chứng thực các giấy tờ này.

Giấy tờ phải nộp: bản sao toàn bộ hồ sơ liên quan đến nội dung khai sinh, như bản sao Giấy khai sinh cũ hoặc giấy tờ thay thế (trước 1945 miền Bắc hoặc 1975 miền Nam), hoặc giấy tờ khác chứng minh thông tin cá nhân (CMND, hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, học bạ…); văn bản xác nhận của thủ trưởng cơ quan nếu là cán bộ, công chức, viên chức hoặc lực lượng vũ trang; văn bản ủy quyền (không cần chứng thực nếu ủy quyền cho người thân ruột thịt). Người yêu cầu cam đoan nộp đủ giấy tờ và chịu trách nhiệm nếu sai sự thật.

Lưu ý: Người yêu cầu có quyền chọn cơ quan hộ tịch tại nơi cư trú theo luật cư trú; nộp bản sao chứng thực, bản chụp kèm bản chính hoặc bản điện tử qua VNeID; không yêu cầu giấy tờ thừa. Với trực tuyến, bản chụp phải rõ nét, từ giấy tờ hợp lệ. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp miễn theo điều ước quốc tế. Nếu cam đoan sai, cơ quan hủy kết quả đăng ký.

Kết Quả Thực Hiện

Kết quả là Giấy khai sinh, bản sao Giấy khai sinh (nếu yêu cầu) và bản điện tử Giấy khai sinh, trả tại trung tâm hành chính công hoặc theo lựa chọn của người yêu cầu.

Cơ Sở Pháp Lý

Thủ tục này được quy định tại Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014 của Quốc hội; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ; Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/07/2020 của Chính phủ; Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ; Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ; Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ. Các thông tư hướng dẫn bao gồm: Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính; Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/05/2020 của Bộ Tư pháp; Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính; Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp; Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính; Thông tư số 09/2022/TT-BTP ngày 30/12/2022 của Bộ Tư pháp; Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/08/2023 của Bộ Tư pháp; Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/06/2024 của Bộ Tư pháp; và Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ Tư pháp.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo