Hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty năm 2025

Nhu cầu tìm hiểu về thủ tục thành lập công ty ngày càng tăng, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ. Bài viết này từ Myslaw cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để thành lập công ty, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025. Nội dung được phân tích rõ ràng, kèm lưu ý pháp lý để bạn dễ dàng thực hiện.

1. Các bước thực hiện thủ tục thành lập công ty

Thủ tục thành lập công ty được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp. Dưới đây là các bước cụ thể, từ lựa chọn loại hình đến hoàn tất đăng ký.

1.1 Chọn loại hình công ty

Luật Doanh nghiệp công nhận 05 loại hình doanh nghiệp:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên
• Công ty TNHH một thành viên
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp tư nhân

Việc chọn loại hình phù hợp rất quan trọng, vì mỗi loại có đặc điểm riêng về trách nhiệm pháp lý, quản lý và huy động vốn. Ví dụ, công ty TNHH phù hợp cho nhóm nhỏ muốn giới hạn trách nhiệm, trong khi công ty cổ phần lý tưởng để huy động vốn từ cổ đông.

Bạn có thể dựa vào số lượng thành viên: Nếu chỉ một người, chọn doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên. Hãy tham khảo thêm về các loại hình doanh nghiệp để hiểu rõ ưu, nhược điểm. Lựa chọn đúng giúp tránh rủi ro trong quản lý sau này.

1.2 Xác định tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh

Sau khi chọn loại hình, bạn cần xác định các yếu tố cơ bản để hình thành doanh nghiệp, tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật.

1.2.1 Về tên công ty

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, tên công ty gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (ví dụ: “Công ty TNHH”) và tên riêng. Một số lưu ý:

• Tên không được trùng với công ty đã đăng ký.
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội.
• Tránh từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, thuần phong mỹ tục.

Tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính độc quyền. Đặt tên sáng tạo, hợp pháp giúp thương hiệu nổi bật. Xem thêm hướng dẫn đặt tên công ty.

1.2.2 Nơi đặt trụ sở công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, xác định theo địa giới hành chính (tỉnh, huyện, xã). Trụ sở có thể là nhà riêng, văn phòng thuê hoặc địa chỉ ảo (nếu được phép), nhưng phải rõ ràng để liên lạc và kiểm tra.

Lưu ý: Trụ sở không được đặt ở khu vực cấm kinh doanh theo quy hoạch địa phương, để đảm bảo thuận tiện cho hoạt động hành chính và giao dịch.

1.2.3 Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là số vốn cam kết góp khi thành lập, tùy loại hình:

• Công ty cổ phần: Tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc đăng ký mua (Khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025).
• Công ty hợp danh hoặc TNHH: Tổng giá trị tài sản các thành viên cam kết góp.

Luật không quy định mức tối thiểu, nhưng một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định. Đăng ký vốn phù hợp giúp tăng uy tín, nhưng phải góp đủ trong 90 ngày. Xem thêm lưu ý về vốn điều lệ.

1.2.4 Ngành, nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được tự do kinh doanh ngành nghề không bị pháp luật cấm. Tuy nhiên, cần loại trừ các ngành nghề bị cấm đầu tư, kinh doanh và lưu ý các ngành có điều kiện hoặc hạn chế.

Khi đăng ký, liệt kê mã ngành cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để bao quát hoạt động kinh doanh. Ví dụ, kinh doanh thực phẩm cần giấy phép an toàn thực phẩm. Tham khảo danh mục ngành nghề bị cấm và ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

1.3 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thay đổi tùy loại hình doanh nghiệp, theo Điều 19, 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025. Cụ thể:

1.3.1 Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

Loại hình này đơn giản, phù hợp cá nhân kinh doanh nhỏ, nhưng chủ chịu trách nhiệm vô hạn.

1.3.2 Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của từng thành viên.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu là nhà đầu tư nước ngoài).

Công ty hợp danh kết hợp trách nhiệm hữu hạn và vô hạn, phù hợp cho đối tác tin cậy.

1.3.3 Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có).
• Bản sao giấy tờ:
  • Của cá nhân nếu thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật.
  • Của tổ chức nếu thành viên là tổ chức, kèm văn bản cử người đại diện; giấy tờ cá nhân của người đại diện ủy quyền.
• Đối với tổ chức nước ngoài: Bản sao giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có nhà đầu tư nước ngoài).

Loại hình này phổ biến nhờ trách nhiệm hữu hạn theo vốn góp.

1.3.4 Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập; cổ đông nhà đầu tư nước ngoài; chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có).
• Bản sao giấy tờ:
  • Của cá nhân nếu cổ đông là cá nhân, người đại diện theo pháp luật.
  • Của tổ chức nếu cổ đông là tổ chức, kèm văn bản cử đại diện; giấy tờ cá nhân của người đại diện ủy quyền.
• Đối với tổ chức nước ngoài: Bản sao giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có nhà đầu tư nước ngoài).

Lưu ý: Sử dụng mẫu Điều lệ và Giấy đề nghị theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Xem thêm thành lập công ty cần những gì.

1.4 Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

1.4.1 Nơi nộp hồ sơ

• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính.
• Ban quản lý khu công nghệ cao (nếu doanh nghiệp nằm trong khu công nghệ cao).

Chọn đúng nơi nộp để tránh chậm trễ.

1.4.2 Hình thức nộp hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Nộp trực tiếp.
• Nộp qua bưu điện.
• Nộp online qua mạng (khuyến khích).

Xem thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng. Hình thức online giúp tiết kiệm thời gian, phù hợp xu hướng số hóa.

1.5 Nộp lệ phí đăng ký kinh doanh

Song song với nộp hồ sơ, bạn phải nộp lệ phí qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Mức thu theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và 64/2025/TT-BTC:

Ghi chú: Miễn phí nếu đăng ký online hoặc chuyển đổi từ hộ kinh doanh.

1.6 Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận nếu đáp ứng:

• Ngành nghề không bị cấm.
• Tên công ty đúng quy định.
• Hồ sơ hợp lệ.
• Nộp đủ phí.

(Khoản 5 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025). Giấy chứng nhận chứa mã số thuế và thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Xem mẫu Giấy chứng nhận mới nhất.

1.7 Khắc con dấu công ty

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, công ty tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung. Có thể sử dụng chữ ký số thay con dấu để hiện đại hóa giao dịch.

1.8 Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

1.8.1 Các nội dung cần công bố

• Thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Danh sách cổ đông sáng lập và nhà đầu tư nước ngoài (nếu là công ty cổ phần).

(Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025).

1.8.2 Thời hạn công bố

Trong 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận, công bố trên Cổng thông tin quốc gia để đảm bảo minh bạch.

2. Giải đáp thắc mắc về thủ tục thành lập công ty

2.1 Cần bao nhiêu vốn để thành lập công ty?

Luật Doanh nghiệp không giới hạn mức vốn tối thiểu, cho phép linh hoạt tùy quy mô. Tuy nhiên, một số ngành như ngân hàng, bảo hiểm yêu cầu vốn pháp định. Đăng ký vốn phù hợp giúp tránh rủi ro pháp lý. Xem danh mục ngành nghề cần vốn pháp định.

2.2 Có thể ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty không?

Có, theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

• Ủy quyền cá nhân: Cần văn bản ủy quyền.
• Ủy quyền tổ chức: Cần bản sao hợp đồng dịch vụ.
• Ủy quyền đơn vị bưu chính không công ích: Cần bản sao hợp đồng.
• Ủy quyền đơn vị bưu chính công ích: Cần bản sao hợp đồng và giấy giới thiệu.

Điều này tiện lợi cho nhà đầu tư bận rộn, nhưng phải đảm bảo ủy quyền hợp pháp.

2.3 Có thể đăng ký căn hộ chung cư làm trụ sở công ty?

Không, theo Khoản 3 Điều 2 và Khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, cấm sử dụng căn hộ chung cư cho mục đích không phải ở. Vi phạm bị phạt 20-40 triệu đồng (Điểm e Khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP). Hãy chọn địa chỉ thương mại phù hợp.

2.4 Cách ghi ngành nghề trong hồ sơ đăng ký kinh doanh?

Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, ghi mã ngành kinh tế cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Liệt kê đầy đủ để bao quát hoạt động kinh doanh, tránh bổ sung tốn kém sau. Tư vấn chuyên gia nếu kinh doanh đa ngành.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My