Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (thường gọi là Sổ đỏ) theo quy định mới nhất. Nội dung dựa trên Luật Đất đai năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/8/2024), Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai, và Nghị định 102/2024/NĐ-CP quy định về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Các quy định này nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, đảm bảo quyền lợi của người dân và tổ chức trong việc cập nhật thông tin đất đai chính xác, phù hợp với thực tế sử dụng. Lưu ý rằng, từ ngày 01/7/2025, một số quy định bổ sung có thể được áp dụng để hỗ trợ cấp đổi đồng loạt, nhưng người dân nên kiểm tra tại cơ quan nhà nước địa phương để có hướng dẫn cụ thể, tránh sử dụng thông tin lỗi thời từ các văn bản cũ.

1. Đối tượng thực hiện thủ tục

Theo Nghị định 102/2024/NĐ-CP, đối tượng được thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm các cá nhân và tổ chức có nhu cầu cập nhật hoặc thay thế Giấy chứng nhận cũ. Cụ thể:

  • Tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
  • Cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư.

Việc xác định đối tượng giúp đảm bảo tính bao quát, đặc biệt với các trường hợp liên quan đến người nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế, nhằm tuân thủ các quy định về an ninh quốc gia và quản lý đất đai. Nếu thuộc diện này, người nộp cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận được quy định tại Điều 18 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch. Các tài liệu chính bao gồm:

  • Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP. Trong trường hợp hộ gia đình yêu cầu ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất, đơn phải thể hiện rõ thông tin các thành viên đó để tránh tranh chấp sau này.
  • Giấy chứng nhận đã cấp (bản gốc).
  • Bản trích đo địa chính thửa đất (nếu có thay đổi kích thước, diện tích mà ranh giới thửa đất không thay đổi, hoặc người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc lại).

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tránh tình trạng phải bổ sung nhiều lần, đặc biệt trong bối cảnh hệ thống dữ liệu đất đai quốc gia đang được số hóa theo Luật Đất đai 2024. Nếu thiếu giấy tờ, cơ quan tiếp nhận sẽ hướng dẫn bổ sung, nhưng tốt nhất nên kiểm tra trước qua cổng thông tin điện tử của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

3. Cơ quan thực hiện thủ tục

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận được quy định tại Nghị định 102/2024/NĐ-CP, nhằm phân cấp rõ ràng để nâng cao hiệu quả quản lý:

  • Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài. Đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, có thể là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
  • Cơ quan trực tiếp thực hiện: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
  • Cơ quan phối hợp (nếu có): Cơ quan thuế, để xác định nghĩa vụ tài chính nếu liên quan.

Sự phân cấp này giúp giảm tải cho các cơ quan trung ương, đồng thời đảm bảo tính địa phương hóa, phù hợp với điều kiện thực tế tại từng tỉnh, thành phố. Người dân có thể liên hệ trực tiếp để được tư vấn miễn phí.

4. Nơi nộp và cách thức nộp hồ sơ

Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP và Nghị định 102/2024/NĐ-CP, người nộp hồ sơ có nhiều lựa chọn linh hoạt để phù hợp với điều kiện cá nhân:

  • Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
  • Nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
  • Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
  • Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (nếu áp dụng).

Các hình thức nộp đa dạng này phản ánh nỗ lực số hóa hành chính theo Chiến lược quốc gia về chuyển đổi số, giúp người dân ở vùng sâu, vùng xa dễ dàng tiếp cận mà không cần di chuyển xa xôi. Khi nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao có công chứng.

5. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết thủ tục được quy định tại Điều 20 Nghị định 102/2024/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính kịp thời và minh bạch:

  • Không quá 05 ngày làm việc đối với các trường hợp thông thường như: Đổi Giấy chứng nhận cấp trước ngày 01/8/2024 sang mẫu mới; Giấy chứng nhận bị ố, nhòe, rách, hư hỏng; Cấp riêng cho từng thửa đất từ Giấy chứng nhận chung; Thay đổi do thu hồi một phần; Cập nhật mục đích sử dụng đất theo phân loại mới; Sửa vị trí thửa đất không đúng thực tế; Ghi thêm tên vợ/chồng; Ghi đầy đủ thành viên hộ gia đình. Tại các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn không quá 15 ngày làm việc.
  • Không quá 10 ngày làm việc đối với trường hợp cấp đổi do thay đổi kích thước, diện tích, số hiệu thửa đất qua đo đạc địa chính (ranh giới không thay đổi). Tại vùng khó khăn, không quá 20 ngày làm việc.
  • Đối với cấp đổi đồng loạt do đo đạc lập bản đồ địa chính, thời hạn theo dự án được phê duyệt.

Quy định thời hạn này giúp người dân dự đoán được tiến độ, đồng thời khuyến khích cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả làm việc. Nếu quá hạn, người nộp có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật.

6. Các bước thực hiện thủ tục

Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Nghị định 102/2024/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính logic và minh bạch:

Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm quy định (Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh). Khi nộp, có thể chọn nộp bản sao kèm bản chính để kiểm tra, hoặc bản chính, hoặc bản sao công chứng. Với nộp trực tuyến, hồ sơ phải số hóa từ bản chính hoặc bản công chứng. Khi nhận kết quả, phải nộp bản chính nếu trước đó nộp bản sao.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả nếu đầy đủ; nếu thiếu, trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung. Nếu nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh thực hiện các công việc sau: Xác minh tình trạng hôn nhân qua Cơ sở dữ liệu quốc gia (nếu cần ghi tên vợ/chồng); Kiểm tra thực địa nếu vị trí thửa đất không khớp; Ký duyệt trích đo địa chính nếu có đo đạc lại; Trích đo bản đồ nếu cần; Gửi thông tin nghĩa vụ tài chính đến cơ quan thuế (nếu phải nộp tiền); Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; Cấp và trao Giấy chứng nhận mới.

Đối với trường hợp đang thế chấp: Thông báo cho bên nhận thế chấp; Ghi nhận thế chấp vào Giấy chứng nhận mới; Trao Giấy chứng nhận mới với sự tham gia của ba bên (Văn phòng, người sử dụng đất, bên nhận thế chấp); Người sử dụng đất nhận Giấy chứng nhận mới để giao lại cho bên nhận thế chấp; Bên nhận thế chấp nộp lại Giấy chứng nhận cũ.

Quy trình này được thiết kế để giảm thiểu rủi ro tranh chấp, đồng thời tích hợp công nghệ số hóa để theo dõi tiến độ qua ứng dụng trực tuyến. Nếu gặp vướng mắc, người dân có thể liên hệ hotline của Bộ Tài nguyên và Môi trường để được hỗ trợ thêm.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My