Hướng dẫn thủ tục đăng ký lại kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Trong trường hợp Giấy chứng nhận kết hôn đã đăng ký trước đây bị mất, hư hỏng hoặc không còn được lưu trữ, công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam theo Quyết định 3606/QĐ-BNG. Thủ tục này nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân, giúp khôi phục hồ sơ hộ tịch một cách chính xác và kịp thời, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về hộ tịch.

Có được ủy quyền đi đăng ký lại kết hôn không?

Theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, khi thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải cùng có mặt, và không được ủy quyền cho người thứ ba thực hiện thay. Điều này nhằm đảm bảo tính chân thực và tự nguyện của việc kết hôn. Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) quy định rằng người yêu cầu đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn phải trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP) cũng khẳng định rõ: Người yêu cầu đăng ký hộ tịch được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền mà không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại. Đồng thời, tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 04/2020/TT-BTP (sửa đổi bổ sung), khi trả kết quả đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt để ký nhận.

Tóm lại, dựa trên các quy định trên, khi đăng ký lại kết hôn, nam và nữ đủ điều kiện không được ủy quyền cho người khác mà phải tự mình trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi, một trong hai bên có thể nộp trực tiếp hồ sơ cho cơ quan đăng ký mà không cần văn bản ủy quyền từ bên kia. Quy định này giúp giảm thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo tính nghiêm ngặt, tránh lạm dụng hoặc gian lận trong việc khôi phục hồ sơ kết hôn.

Thành phần hồ sơ đăng ký lại kết hôn gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký lại kết hôn bao gồm hai phần chính: giấy tờ phải xuất trình và giấy tờ phải nộp. Đối với giấy tờ phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân và quốc tịch của cả hai bên yêu cầu đăng ký lại kết hôn. Ngoài ra, cần giấy tờ chứng minh đang cư trú ở nước sở tại (nếu có).

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ. Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam đã được cấp số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép cơ quan đại diện kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC).

Đối với giấy tờ phải nộp: Tờ khai đăng ký lại kết hôn theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2024/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc qua bưu chính), trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký kết hôn nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Ngoài ra, cần bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xử lý nhanh chóng, tránh phải bổ sung nhiều lần, đồng thời đảm bảo tính chính xác của thông tin được khôi phục.

Cách thức thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn

Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi đã đăng ký việc kết hôn trước đây. Ngoài các cách thức trên, nếu cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử.

Việc đa dạng hóa cách thức nộp hồ sơ này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân Việt Nam ở nước ngoài, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ số phát triển, giúp giảm thời gian di chuyển và chi phí. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng dù nộp trực tuyến, các bên vẫn phải có mặt khi nhận kết quả để đảm bảo tính pháp lý.

Yêu cầu và điều kiện thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn

Để thực hiện thủ tục, đối tượng phải là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ đăng ký kết hôn và bản chính Giấy chứng nhận kết hôn đều bị mất. Người được đăng ký lại kết hôn phải còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại kết hôn.

Lưu ý quan trọng: Cơ quan đại diện tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại cơ quan đại diện. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan hoặc có văn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, cơ quan đại diện có thể yêu cầu giấy tờ đó phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp: Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực. Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình xác nhận đã đối chiếu với bản chính, để lưu hồ sơ.

Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến: Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng. Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này. Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả, người có yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký lại kết hôn theo quy định của pháp luật hộ tịch. Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đại diện hủy bỏ kết quả đăng ký lại kết hôn. Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch. Các yêu cầu này nhằm đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi đã đăng ký việc kết hôn trước đây. Đối với các trường hợp trước đây đã được đăng ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, nay về Việt Nam cư trú, thì việc đăng ký lại kết hôn có thể được thực hiện tại UBND cấp xã/phường nơi đương sự đang cư trú.

Cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ. (i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; (ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự. (iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và kiểm tra sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch lưu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: + Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự. + Trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây là tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nhưng không còn sổ hộ tịch, thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tới Cục Lãnh sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, Cục Lãnh sự gửi kết quả xác minh tới cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Trường hợp còn sổ hộ tịch lưu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Cục Lãnh sự thì cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định. + Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả kiểm tra, xác minh, nếu thấy hồ sơ có căn cứ để đăng ký lại theo quy định pháp luật, cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xem xét, quyết định. Trường hợp Thủ trưởng cơ quan đại diện đồng ý giải quyết thì cán bộ lãnh sự ghi nội dung kết hôn vào sổ đăng ký kết hôn và trình ký cấp Giấy chứng nhận kết hôn. Hai bên nam, nữ có yêu cầu đăng ký lại kết hôn kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn, trong sổ đăng ký kết hôn và cùng ký tên vào sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Trình tự này đảm bảo tính chặt chẽ, minh bạch và kịp thời, giúp công dân nhanh chóng nhận được giấy tờ hợp pháp.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My