Trong trường hợp Giấy chứng nhận kết hôn đã đăng ký trước đây bị mất, hư hỏng hoặc không còn được lưu trữ, công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn tại cơ quan đại diện Việt Nam theo Quyết định 3606/QĐ-BNG. Thủ tục này nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân, giúp họ có giấy tờ chính thức để sử dụng trong các giao dịch dân sự, hành chính. Theo các quy định pháp luật hiện hành, việc đăng ký lại không chỉ giúp bổ sung hồ sơ hộ tịch mà còn hỗ trợ kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia, đặc biệt trong bối cảnh số hóa hộ tịch đang được đẩy mạnh.

Có được ủy quyền đi đăng ký lại kết hôn không?

Theo Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, khi thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn, hai bên nam, nữ phải cùng có mặt để đảm bảo tính tự nguyện và xác thực. Điều này nhằm bảo vệ quyền lợi cá nhân và tránh các trường hợp lạm dụng ủy quyền dẫn đến tranh chấp sau này. Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) quy định người yêu cầu đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn phải trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP cũng khẳng định rằng người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay, nhưng ngoại trừ trường hợp đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn thì không được ủy quyền, dù một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ mà không cần văn bản ủy quyền của bên còn lại. Hơn nữa, khoản 5 Điều 3 Thông tư 04/2020/TT-BTP nêu rõ khi trả kết quả đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt để kiểm tra và ký xác nhận. Tóm lại, nam nữ đủ điều kiện không được ủy quyền cho người khác mà phải tự mình trực tiếp thực hiện thủ tục, nhưng để linh hoạt, một bên có thể nộp hồ sơ thay mà không cần ủy quyền, giúp giảm gánh nặng di chuyển cho cả hai bên, đặc biệt khi sống ở nước ngoài.

Thành phần hồ sơ đăng ký lại kết hôn

Hồ sơ đăng ký lại kết hôn bao gồm các giấy tờ phải xuất trình và phải nộp, nhằm chứng minh nhân thân, quốc tịch và nội dung kết hôn trước đây. Cụ thể, giấy tờ phải xuất trình gồm: hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân và quốc tịch của cả hai bên. Ngoài ra, cần giấy tờ chứng minh đang cư trú ở nước sở tại (nếu có). Nếu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính, phải nộp bản sao các giấy tờ này đã được chứng thực hợp lệ. Đối với công dân Việt Nam đã có số định danh cá nhân, có thể xuất trình bản chính thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử (nếu nộp trực tiếp), hoặc nộp bản chụp (nếu qua bưu chính hoặc trực tuyến) để kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), giúp đơn giản hóa thủ tục và giảm giấy tờ vật lý.

Giấy tờ phải nộp gồm: tờ khai đăng ký lại kết hôn theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2024/TT-BTP (nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính), trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký kết hôn nhưng không lưu giữ được bản chính. Ngoài ra, cần bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây; nếu không có, thay bằng bản sao hồ sơ hoặc giấy tờ cá nhân liên quan đến nội dung kết hôn. Việc yêu cầu các giấy tờ này đảm bảo tính chính xác và tránh đăng ký trùng lặp, đồng thời hỗ trợ cơ quan nhà nước xác minh thông tin từ sổ hộ tịch cũ.

Cách thức thực hiện thủ tục

Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính tới cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi đã đăng ký kết hôn trước đây. Điều này giúp linh hoạt cho công dân sống xa xôi, nhưng lưu ý ủy quyền chỉ áp dụng cho việc nộp hồ sơ, không thay thế sự có mặt của cả hai bên khi nhận kết quả. Ngoài ra, nếu cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử. Phương thức trực tuyến này là bước tiến trong cải cách hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đặc biệt phù hợp với công dân Việt Nam ở nước ngoài.

Yêu cầu và điều kiện thực hiện thủ tục

Để thực hiện thủ tục, đối tượng phải là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016, nhưng sổ đăng ký kết hôn và bản chính Giấy chứng nhận kết hôn đều bị mất. Người được đăng ký lại phải còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ, và người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan. Những điều kiện này nhằm đảm bảo tính khả thi và tránh lạm dụng thủ tục, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Cơ quan đại diện sẽ tiếp nhận và giải quyết trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công, nếu chưa sẵn sàng thì thông báo rõ lý do qua cổng thông tin điện tử hoặc văn bản.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị và nộp hồ sơ

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp không phải hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng nếu có nghi ngờ tính xác thực, cơ quan đại diện có thể yêu cầu chứng nhận lãnh sự. Giấy tờ từ nước thứ ba phải được hợp pháp hóa, và giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Đối với nộp trực tiếp, nếu nộp bản sao chứng thực thì không yêu cầu bản chính; nếu nộp bản chụp kèm bản chính, cán bộ lãnh sự kiểm tra và ký xác nhận mà không yêu cầu sao chứng thực thêm. Khi nộp trực tuyến, bản chụp phải rõ nét, đầy đủ; có thể sử dụng bản điện tử nếu có. Khi nhận kết quả, phải xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp đầy đủ thành phần hồ sơ. Nếu hồ sơ bị tẩy xóa hoặc giả mạo, kết quả sẽ bị hủy bỏ. Cán bộ lãnh sự phải tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ theo pháp luật hộ tịch, tránh yêu cầu thêm giấy tờ không quy định.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn

Bước đầu tiên, người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi đăng ký kết hôn trước đây. Nếu nay cư trú ở Việt Nam, có thể thực hiện tại UBND cấp xã/phường nơi cư trú, giúp thuận tiện hơn cho công dân hồi hương. Cán bộ nhận hồ sơ kiểm tra toàn bộ, xác định tính hợp lệ; nếu đầy đủ thì tiếp nhận, nếu thiếu thì hướng dẫn bổ sung bằng văn bản cụ thể. Nếu không bổ sung được, thông báo từ chối.

Tiếp theo, cán bộ xử lý kiểm tra lại hồ sơ, sổ hộ tịch lưu trữ. Nếu cần bổ sung, thông báo cho đương sự; nếu không đủ điều kiện, từ chối giải quyết. Nếu không còn sổ hộ tịch, trong 02 ngày làm việc, cơ quan đại diện gửi văn bản đề nghị xác minh tới Cục Lãnh sự, và Cục phản hồi trong 05 ngày. Nếu còn sổ, hướng dẫn cấp bản sao trích lục. Nếu cần xác minh thêm, lập phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả mới, đảm bảo minh bạch và trách nhiệm.

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận kết quả xác minh, nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ báo cáo thủ trưởng cơ quan đại diện xem xét. Nếu đồng ý, ghi nội dung vào sổ đăng ký kết hôn và cấp Giấy chứng nhận kết hôn. Cuối cùng, hai bên nam, nữ kiểm tra thông tin, ký tên vào sổ và giấy chứng nhận. Toàn bộ trình tự này nhằm đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tuân thủ pháp luật, giúp công dân dễ dàng tiếp cận dịch vụ hộ tịch ở nước ngoài.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My