Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc tên doanh nghiệp áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, và các văn bản pháp luật liên quan. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, tóm tắt và trực quan về trình tự, hồ sơ, và các yêu cầu pháp lý cần thiết để thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông qua ba hình thức: trực tiếp, dịch vụ bưu chính, hoặc qua mạng thông tin điện tử. Mỗi hình thức có quy trình cụ thể nhưng đều đảm bảo thời hạn giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, nếu việc thay đổi dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục thuế liên quan theo quy định trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. Đối với thay đổi tên doanh nghiệp, hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận, cơ quan này cấp giấy tiếp nhận hồ sơ, xem xét tính hợp lệ và phối hợp với cơ quan thuế để xác nhận việc hoàn thành thủ tục thuế (nếu có) trong 01 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trong 03 ngày làm việc; nếu không, doanh nghiệp nhận thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Đối với hình thức đăng ký qua mạng, doanh nghiệp kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc xác thực hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời thanh toán phí, lệ phí theo quy định. Người ủy quyền và người được ủy quyền cần xác thực điện tử. Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nhận giấy tiếp nhận và kết quả xử lý qua tài khoản điện tử. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông báo yêu cầu sửa đổi qua mạng.

Doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày kể từ ngày được công khai, kèm theo phí công bố 100.000 đồng/lần theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC. Nội dung công bố bao gồm thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, danh sách cổ đông sáng lập hoặc cổ đông nước ngoài (nếu có). Nếu hồ sơ không được cấp đăng ký, phí công bố được hoàn trả, nhưng lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn.

Việc thay đổi địa chỉ hoặc tên doanh nghiệp không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải cập nhật tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong 10 ngày kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư số 68/2025/TT-BTC) và nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh), hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần). Hồ sơ đổi tên doanh nghiệp chỉ yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định tương ứng.

Nếu ủy quyền thực hiện thủ tục, hồ sơ cần bổ sung văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng) đối với cá nhân, hoặc bản sao hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu đối với tổ chức. Trường hợp sử dụng dịch vụ bưu chính, cần kèm bản sao phiếu gửi hồ sơ (đối với bưu chính công ích) hoặc hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu (đối với bưu chính không công ích) theo khoản 2 Điều 12 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Người ủy quyền và người được ủy quyền chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc ủy quyền, đồng thời cần xác thực điện tử hoặc cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ nếu xác thực điện tử bị gián đoạn.

Phí và lệ phí

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 25.000 đồng khi nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, được giảm 50% theo Thông tư số 64/2025/TT-BTC. Đăng ký qua mạng được miễn lệ phí theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần, áp dụng cho mọi hình thức nộp hồ sơ. Lệ phí đăng ký không được hoàn trả nếu hồ sơ không được cấp, nhưng phí công bố được hoàn trả trong trường hợp này.

Yêu cầu và điều kiện

Doanh nghiệp phải đảm bảo tên mới không vi phạm quyền sở hữu công nghiệp, không sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ, trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản của chủ sở hữu. Hồ sơ cần đầy đủ giấy tờ theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, bao gồm tên doanh nghiệp, số điện thoại người nộp hồ sơ, và nộp đủ phí, lệ phí. Đối với đăng ký qua mạng, hồ sơ phải được ký số hoặc xác thực bởi người có thẩm quyền.

Người thực hiện thủ tục cần cung cấp thông tin cá nhân khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc kèm bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ nếu không có số định danh cá nhân. Doanh nghiệp bị từ chối cấp đăng ký nếu đang trong quá trình giải thể, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tạm dừng thủ tục.

Cơ quan thực hiện và căn cứ pháp lý

Thủ tục được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các căn cứ pháp lý bao gồm Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, Thông tư số 47/2019/TT-BTC, Thông tư số 64/2025/TT-BTC, và Thông tư số 68/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được xử lý đúng thời hạn.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo