Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch và xác định lại dân tộc là một thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, được quy định chi tiết theo Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Nghị định số 104/2022/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Bài viết này cung cấp hướng dẫn cụ thể về trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và các yêu cầu, điều kiện liên quan để công dân thực hiện thủ tục một cách hiệu quả.

Trình tự thực hiện

Công dân có nhu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Khi nộp trực tiếp, người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định, nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, thanh toán lệ phí (nếu có) và phí cấp bản sao Trích lục (nếu yêu cầu). Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, người yêu cầu nhận Phiếu hẹn trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ sẽ hướng dẫn bổ sung. Trường hợp không bổ sung được, cơ quan có thể từ chối giải quyết và thông báo lý do.

Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực danh tính, chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền, điền thông tin theo mẫu hộ tịch điện tử, tải lên bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ cần thiết và thanh toán phí, lệ phí trực tuyến. Hồ sơ được kiểm tra tương tự như hình thức trực tiếp. Sau khi tiếp nhận, công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ, đảm bảo tính thống nhất và hợp lệ. Nếu cần xác minh thêm, cơ quan sẽ thông báo và hẹn lại ngày trả kết quả kèm lý do.

Khi hồ sơ được xác nhận đủ điều kiện, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung vào Sổ đăng ký, cập nhật trên Phần mềm quản lý hộ tịch điện tử. Kết quả là Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc, được ký bởi lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã và trả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc qua thư điện tử, thiết bị số nếu nộp trực tuyến. Người yêu cầu kiểm tra và xác nhận thông tin trên Trích lục điện tử trong vòng một ngày.

Cách thức thực hiện và thời hạn giải quyết

Thủ tục có thể thực hiện qua ba hình thức: nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua hệ thống bưu chính. Thời hạn giải quyết đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch là 03 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh không quá 06 ngày làm việc. Đối với bổ sung thông tin hộ tịch, kết quả được trả ngay trong ngày, trừ trường hợp nộp sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc tiếp theo. Lệ phí được quy định bởi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, miễn lệ phí cho người có công, hộ nghèo, người khuyết tật. Phí cấp bản sao Trích lục thực hiện theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân (như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu,…) và giấy tờ chứng minh nơi cư trú (trừ trường hợp thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư). Khi nộp qua bưu chính, cần kèm bản sao chứng thực các giấy tờ này. Hồ sơ bắt buộc bao gồm tờ khai hoặc mẫu hộ tịch điện tử, giấy tờ làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin, và văn bản ủy quyền (nếu có). Các giấy tờ phải rõ nét, hợp lệ, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

Yêu cầu và điều kiện thực hiện

Việc thay đổi họ, tên, chữ đệm cho người dưới 18 tuổi cần sự đồng ý của cha, mẹ và người từ 9 tuổi trở lên. Cải chính hộ tịch chỉ thực hiện khi có căn cứ xác định sai sót từ công chức hộ tịch hoặc người yêu cầu. Giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016 có giá trị sử dụng mà không cần bổ sung thông tin. Việc bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ áp dụng cho giấy tờ cấp từ ngày 01/01/2016, sau khi xác định người yêu cầu có quốc tịch Việt Nam theo Luật Quốc tịch.

Kết quả và căn cứ pháp lý

Kết quả thủ tục là Trích lục hoặc bản sao Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, hoặc bản điện tử tương ứng. Thủ tục được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý như Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13, Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, và các thông tư hướng dẫn như Thông tư số 04/2020/TT-BTP, Thông tư số 03/2023/TT-BTP, Thông tư số 08/2025/TT-BTP.

Thủ tục này được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện, đặc biệt với sự hỗ trợ của dịch vụ công trực tuyến toàn trình, giúp công dân tiết kiệm thời gian và công sức trong việc cập nhật thông tin hộ tịch.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo