Tài liệu, hồ sơ vụ án đóng vai trò quan trọng trong quá trình tranh tụng tại Tòa án. Bài viết này cung cấp mẫu Đơn xin sao chụp hồ sơ, tài liệu vụ án cùng hướng dẫn chi tiết cách viết, nhằm hỗ trợ các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu thực hiện thủ tục này.

1. Nội dung cần có của Đơn xin sao chụp hồ sơ vụ án

Theo quy định tại khoản 8 Điều 70 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, cá nhân và tổ chức có quyền ghi chép, sao chụp các tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập, trừ những tài liệu, chứng cứ thuộc trường hợp ngoại lệ theo luật định. Đồng thời, khoản 1 Điều 17 Nghị quyết 03/2012 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao cũng đã hướng dẫn rõ ràng về quy trình này. Cụ thể, đương sự chỉ được yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án trước khi Tòa án mở phiên tòa xét xử. Để thực hiện, họ cần làm đơn gửi đến Tòa án có thẩm quyền. Trong trường hợp đến trực tiếp Tòa án để trình bày yêu cầu, đương sự cũng phải thể hiện yêu cầu bằng văn bản để nộp lại. Nếu người yêu cầu không biết chữ, Tòa án sẽ lập biên bản ghi nhận rõ nội dung yêu cầu, sau đó đọc lại cho họ nghe và yêu cầu ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận.

Đơn hoặc văn bản yêu cầu cần ghi rõ các thông tin cụ thể về tên tài liệu, chứng cứ mà đương sự muốn ghi chép hoặc sao chụp. Như vậy, việc sao chụp tài liệu, chứng cứ phải được thực hiện trước khi phiên tòa xét xử diễn ra và thông qua việc nộp Đơn đề nghị đến Tòa án có thẩm quyền. Trong đơn, các nội dung cần thể hiện bao gồm: ngày, tháng, năm làm đơn; tên Tòa án đang thụ lý vụ án; thông tin cá nhân của người làm đơn; danh sách các tài liệu, chứng cứ cần ghi chép hoặc sao chụp; cuối cùng là chữ ký và điểm chỉ của người yêu cầu.

2. Mẫu Đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án

Bạn có thể tải mẫu Đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án tại đây

3. Lưu ý khi viết Đơn xin sao chụp hồ sơ vụ án

Khi soạn thảo Đơn xin sao chụp tài liệu, người làm đơn cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả. Trước hết, thông tin cá nhân của người yêu cầu cần được ghi rõ, bao gồm họ và tên, nơi cư trú, số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử nếu có. Tiếp theo, các tài liệu, chứng cứ được đề nghị sao chụp phải liên quan trực tiếp đến vụ án và không thuộc phạm vi bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh hoặc bí mật đời tư, như quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị quyết 03/2012. Vì mỗi vụ án có những tài liệu, chứng cứ khác nhau, người làm đơn nên xem xét kỹ lưỡng để xác định rõ tài liệu nào thực sự cần thiết, tránh yêu cầu sao chụp những tài liệu không liên quan. Ngoài ra, Tòa án nhận đơn phải là Tòa án đang thụ lý vụ án của người yêu cầu. Cuối cùng, đơn cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu; khi liệt kê danh sách tài liệu cần sao chụp, có thể sử dụng bảng hoặc gạch đầu dòng để nội dung dễ theo dõi.

4. Thủ tục yêu cầu sao chụp tài liệu

Đương sự chỉ được phép yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ vụ án trước khi Tòa án mở phiên tòa xét xử sơ thẩm. Theo Điều 17 Nghị quyết 03/2012, Tòa án có trách nhiệm tạo điều kiện để đương sự thực hiện quyền này. Về phương tiện sao chụp, đương sự có thể tự ghi chép hoặc sử dụng máy ảnh, thiết bị kỹ thuật cá nhân để sao chụp. Trong trường hợp không có phương tiện, đương sự có thể nhờ Tòa án hỗ trợ sao chụp nếu điều kiện cho phép, nhưng phải trả chi phí theo quy định chung. Việc ghi chép, sao chụp cần được thực hiện tại trụ sở Tòa án, dưới sự giám sát của cán bộ Tòa án, đồng thời phải tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh và bí mật đời tư của các bên liên quan.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Anh Quân