Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết về công tác văn thư, trong đó bao gồm các quy định cụ thể liên quan đến các hình thức ký thay (KT.), ký thừa lệnh (TL.), và ký thừa ủy quyền (TUQ.). Những quy định này nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm trong việc ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức. Bài viết dưới đây trình bày chi tiết các trường hợp áp dụng từng hình thức ký văn bản, với văn phong học thuật và chuyên nghiệp, phù hợp để đăng tải trên các nền tảng chính thức.

1. Ký thay (KT.) trong cơ quan, tổ chức

1.1. Cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trong các cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu (thủ trưởng) có toàn quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả quản lý và phân công công việc, thủ trưởng có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực mà cấp phó được phân công phụ trách. Ngoài ra, thủ trưởng cũng có thể ủy quyền cho cấp phó ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình trong các trường hợp cần thiết.

Trong trường hợp thủ trưởng vắng mặt hoặc giao cho cấp phó phụ trách, điều hành toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức, cấp phó sẽ thực hiện ký thay với tư cách “cấp phó ký thay cấp trưởng”. Điều này đảm bảo tính liên tục trong quản lý và ban hành văn bản, đồng thời giữ được tính hợp pháp của các văn bản được ký.

1.2. Cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể

Đối với các cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể, khoản 2 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rằng người đứng đầu thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, cấp phó của người đứng đầu có thể được ủy quyền để ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc các văn bản theo sự ủy quyền cụ thể của người đứng đầu. Việc ký thay trong trường hợp này giúp phân bổ trách nhiệm một cách hợp lý, đồng thời đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra vẫn đại diện cho ý chí của tập thể lãnh đạo.

Việc ký thay phải tuân thủ các quy định về thẩm quyền và trách nhiệm, nhằm đảm bảo rằng văn bản được ban hành phù hợp với quy chế hoạt động và quy định pháp luật.

2. Ký thừa lệnh (TL.) và trách nhiệm liên quan

2.1. Quy định về ký thừa lệnh

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền giao cho người đứng đầu các đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được giao ký thừa lệnh có thể tiếp tục giao lại cho cấp phó của mình để ký thay, nhưng việc giao ký thừa lệnh phải được quy định rõ ràng trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Quy định này giúp đảm bảo rằng việc ký thừa lệnh được thực hiện một cách minh bạch, có căn cứ pháp lý và không dẫn đến lạm quyền.

2.2. Trách nhiệm pháp lý và yêu cầu kỹ thuật

Người ký thừa lệnh chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản mà mình ký ban hành. Đồng thời, người đứng đầu cơ quan, tổ chức vẫn chịu trách nhiệm pháp lý chung đối với tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, bất kể văn bản đó được ký bởi ai. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình và thẩm quyền khi ký văn bản.

Về mặt kỹ thuật, đối với văn bản giấy, chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực màu xanh, tránh sử dụng các loại mực dễ phai để đảm bảo tính bền vững và rõ ràng của văn bản. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền phải thực hiện ký số, với vị trí và hình ảnh chữ ký số tuân theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Những yêu cầu này nhằm đảm bảo tính xác thực và bảo mật của văn bản trong môi trường số hóa.

3. Ký thừa ủy quyền (TUQ.) trong các trường hợp đặc biệt

3.1. Điều kiện áp dụng ký thừa ủy quyền

Trong các trường hợp đặc biệt, khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho phép người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền bằng văn bản cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó nêu rõ thời gian ủy quyền, nội dung được ủy quyền và các giới hạn liên quan. Quy định này nhằm đảm bảo rằng việc ký thừa ủy quyền chỉ được thực hiện trong các trường hợp thực sự cần thiết và có kiểm soát chặt chẽ.

3.2. Hạn chế và yêu cầu đối với ký thừa ủy quyền

Người được ký thừa ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho bất kỳ cá nhân nào khác. Điều này giúp hạn chế việc phân tán trách nhiệm và đảm bảo rằng quyền hạn được kiểm soát chặt chẽ. Văn bản ký thừa ủy quyền phải tuân thủ đúng thể thức quy định, đồng thời sử dụng con dấu hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý.

3.3. Ý nghĩa của ký thừa ủy quyền

Ký thừa ủy quyền thường được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn khi người đứng đầu không thể trực tiếp thực hiện nhiệm vụ ký văn bản do các lý do như vắng mặt, công tác hoặc các tình huống khẩn cấp. Quy định này không chỉ đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn duy trì tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý trong việc ban hành văn bản.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Nguyễn Thị Trà My