(Ảnh minh họa: Thay đổi người đại diện trong hợp đồng như thế nào?)
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, cho thuê, mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc, theo đó làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng. Theo đó, người đại diện theo pháp luật là người có quyền ký kết các hợp đồng của doanh nghiệp. Vậy khi có sự thay đổi về người đại diện khi hợp đồng đã được kí kết thì sao? Thay đổi người đại diện trong hợp đồng có quy trình như thế nào? Bài viết sau đây Mys Law xin giải đáp thắc mắc về vấn đề này. Hi vong sẽ cung cấp cho các bạn được những thông tin bổ ích.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật dân sự 2015
Người đại diện trong hợp đồng là gì?
Đại diện là một trong các chế định quan trọng của pháp luật dân sự hiện hành, theo đó, tại Điều 134, Bộ luật dân sự năm 2015 quy định Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
Theo đó, cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó. Đại diện có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền.
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Một hợp đồng có hiệu lực phải đảm bảo được các quy định chung về nội dung, điều khoản và phải có chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng bằng sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị.
Người đại diện thường được mặc định là bên ký kết hợp đồng của các bên. Trường hợp người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký, còn trường hợp người đại diện theo ủy quyền thì được ủy quyền bởi người có quyền ký ủy quyền thông qua văn bản ủy quyền.
Những người đại diện có thể đại diện ký kết hợp đồng
Chủ thể của hợp đồng là cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác và phải đáp ứng được các quy định pháp luật dân sự như có năng lực hành vi dân sự và thỏa thuận với nhau về hình thức hợp đồng để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên. Như vậy, theo pháp luật dân sự thì chủ thể của hợp đồng dân sự có thể là cá nhân hoặc pháp nhân và trong trường hợp nào cũng có thể có người đại diện được phép ký kết
Chủ thể hợp đồng là cá nhân thì khi ký kết thì phải là:
– Cá nhân từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi được phép tham gia tất cả các hợp đồng dân sự và tự mình chịu trách nhiệm về việc thực hiện hợp đồng đó.
– Cá nhân từ đủ 15 tuổi đến 18 tuổi, được ký kết các hợp đồng nếu tự mình có tài sản để thực hiện hợp đồng đó.
– Cá nhân dưới 16 tuổi tham gia các hợp đồng có giá trị nhỏ phục vụ nhu cầu tối thiểu của mình. Như vậy, lúc này, chính cá nhân có thể ký được hợp đồng và có thể ủy quyền cho người đại diện do mình lựa chọn để ký kết hợp đồng
Nếu như chủ thể hợp đồng là pháp nhân thì:
– Có năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân
– Có tài sản riêng, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình, tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập
Đối với pháp nhân, người ký kết hợp đồng được hiểu là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định trong Điều lệ công ty hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân hoặc người đại diện theo ủy quyền được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng.
Do đó, về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty bên cạnh quy định của Bộ luật dân sự còn phải thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ, quy chế quản trị hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính tự nguyện trong giao kết hợp đồng.
Khi thay đổi người đại diện có cần ký kết lại hợp đồng không?
Về việc ký hợp đồng nói chung, người đại diện theo pháp luật ký với tư cách đại diện cho đơn vị chứ không phải với tư cách cá nhân của mình. Do đó, việc người đại diện theo pháp luật về hưu không có ảnh hưởng gì đối với giá trị các hợp đồng đã ký trước đó. Ngoài ra thì Điều 422 Bộ luật dân sự 2015 có quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng như sau:
“Điều 422. Chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây:
- Hợp đồng đã được hoàn thành;
- Theo thỏa thuận của các bên;
- Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;
- Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
- Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;
- Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này;
- Trường hợp khác do luật quy định.”
Riêng đối với hợp đồng lao động thì có thể xem thêm các trường hợp chấm dứt hợp đồng tại Bộ luật lao động 2019.
Theo đó thì trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng đã ký kết.
Từ những căn cứ trên thì trong trường hợp này, các hợp đồng lao động, mua bán mà người đại diện theo pháp luật đã ký trước đó vẫn có hiệu lực pháp lý, vậy nên không cần ký lại hợp đồng mới hay làm lại phụ lục điều chỉnh.
Thay đổi người đại diện trong hợp đồng như thế nào?
Mặc dù khi thay đổi người đại diện của doanh nghiệp, hợp đồng vẫn phát sinh hiệu lực nhưng để hợp đồng có hiệu quả hơn khi có sự thay đổi người đại diện thì dưới đây là các bước về thay đổi người đại diện trên hợp đồng, gồm:
Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định của Pháp luật doanh nghiệp bằng cách soạn hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Bước 2: Doanh nghiệp thông báo cho bên còn lại trong hợp đồng về việc thay đổi người đại diện khi ký kết để đảm bảo các hoạt động hợp tác kinh doanh tiếp theo
Bước 3: Người đại diện trong hợp đồng mới sẽ thực hiện ký kết các hợp đồng phát sinh sau thời điểm thay đổi và đảm bảo thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ như đã được quy định trong khi ký kết hợp đồng
Một số trường hợp làm vô hiệu hợp đồng
Để tránh nhầm lẫn về việc hợp đồng vô hiệu, sau đây là một số trường hợp là vô hiệu hợp đồng: Hợp đồng dân sự bị vô hiệu khi không đáp ứng một trong các điều kiện theo quy định tại Điều 117 Bộ luật dân sự 2015.
Điều 117 Bộ luật dân sự quy định các điều kiện để hợp đồng có hiệu lực bao gồm:
- Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng được xác lập
- Chủ thể tham gia hợp đồng phải hoàn toàn tự nguyện;
- Mục đích và nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
Như vậy một số trường hợp là vô hiệu hợp đồng là:
- Hợp đồng vô hiệu khi vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội
- Hợp đồng vô hiệu do giả tạo
- Giao dịch dân sự vô hiệu do người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự xác lập, thực hiện
- Hợp đồng vô hiệu do bị nhầm lẫn
- Hợp đồng vô hiệu do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép
- Hợp đồng vô hiệu do người xác lập không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
- Hợp đồng vô hiệu do không tuân thủ quy định về hình thức
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm những giấy tờ, tài liệu sau:
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
3. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
4. Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định;
5. Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (1. Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực. 2. Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.), kèm theo :
- Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp muốn đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo quy định tại điều 33 Luật Doanh nghiệp) tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đề nghị nộp kèm hồ sơ đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Quy định về thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không tính ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật).
Trên đây là kiến thức mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.
Trân trọng!
