Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc có yếu tố nước ngoài thuộc lĩnh vực hộ tịch, được thực hiện tại cấp xã và không phải là thủ tục hành chính được luật giao cho địa phương quy định hoặc quy định chi tiết. Cơ quan thực hiện và có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp xã. Đối tượng áp dụng là công dân Việt Nam. Kết quả của thủ tục bao gồm Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc, kèm theo bản sao hoặc bản điện tử nếu có yêu cầu.

Trình Tự Thực Hiện Thủ Tục

Người yêu cầu có thể chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền, đồng thời nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp và phí cấp bản sao Trích lục nếu yêu cầu. Nếu chọn hình thức trực tuyến, người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng, đăng nhập hệ thống, chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền, cung cấp thông tin theo mẫu hộ tịch điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ cần thiết, và thanh toán phí, lệ phí qua chức năng trực tuyến hoặc cách thức khác theo quy định.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ, cấp Phiếu hẹn trả kết quả cho người yêu cầu (nếu nộp trực tiếp) hoặc gửi qua thư điện tử/tin nhắn (nếu nộp trực tuyến), sau đó chuyển hồ sơ cho công chức tư pháp – hộ tịch xử lý; nếu tiếp nhận tại cấp tỉnh, chuyển đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cán bộ thông báo để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện, nêu rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung; sau khi bổ sung, hồ sơ được kiểm tra lại. Nếu người yêu cầu không bổ sung được, cán bộ báo cáo lãnh đạo Trung tâm để thông báo từ chối giải quyết.

Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ, kiểm tra tính thống nhất và hợp lệ của thông tin, giấy tờ do người yêu cầu nộp hoặc xuất trình. Nếu cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện, công chức gửi thông báo về Trung tâm để thông báo cho người nộp, và thực hiện lại bước tiếp nhận tương ứng. Nếu cần kiểm tra, xác minh hoặc do nguyên nhân khác không trả kết quả đúng hạn, công chức lập Phiếu xin lỗi hẹn lại ngày trả kết quả, nêu lý do và thời gian mới, chuyển cho Trung tâm để trả cho người yêu cầu (trực tiếp) hoặc gửi qua thư điện tử/tin nhắn (trực tuyến). Khi thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung hoặc xác định lại dân tộc có cơ sở và phù hợp quy định pháp luật dân sự liên quan, công chức ghi vào Sổ đăng ký, cập nhật trên Phần mềm đăng ký quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Đối với hồ sơ trực tuyến, công chức gửi biểu mẫu Trích lục điện tử để người yêu cầu kiểm tra và xác nhận trong tối đa một ngày; nếu xác nhận hoặc không phản hồi, công chức ghi sổ và cập nhật hệ thống. Cuối cùng, công chức in Trích lục tương ứng, trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, và chuyển Trung tâm trả kết quả cho người yêu cầu.

Cách Thức Thực Hiện Và Thời Hạn Giải Quyết

Thủ tục có thể thực hiện theo ba hình thức: trực tiếp, trực tuyến (toàn trình) hoặc qua dịch vụ bưu chính. Người yêu cầu hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Thời hạn giải quyết thống nhất cho tất cả hình thức: ngay trong ngày làm việc đối với bổ sung thông tin hộ tịch (nếu nhận sau 15 giờ thì trả kết quả ngày làm việc tiếp theo); 03 ngày làm việc đối với thay đổi, cải chính hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc, kéo dài không quá 06 ngày nếu cần xác minh.

Lệ phí do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định, miễn cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo hoặc người khuyết tật. Phí cấp bản sao Trích lục (nếu yêu cầu) theo Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Thành Phần Hồ Sơ

Người yêu cầu có quyền chọn cơ quan đăng ký hộ tịch tại nơi cư trú theo pháp luật về cư trú; nếu không phải nơi thường trú hoặc tạm trú, Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận hỗ trợ nộp trực tuyến đến cơ quan có thẩm quyền. Đối với hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu nộp bản sao chứng thực, bản sao từ sổ gốc, bản chụp kèm bản chính, hoặc bản điện tử từ VNeID; người tiếp nhận kiểm tra đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không yêu cầu bản sao thêm. Giấy tờ xuất trình được kiểm tra, chụp hoặc ghi lại để lưu hồ sơ, trả lại ngay, không yêu cầu bản sao. Người tiếp nhận không yêu cầu giấy tờ ngoài quy định pháp luật hộ tịch, khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) nếu người yêu cầu cung cấp họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân; nếu không có, yêu cầu kê khai đầy đủ. Nếu không tra cứu được thông tin hộ tịch từ Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh kết nối Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) và CSDLQGVDC, yêu cầu nộp/xuất trình giấy tờ chứng minh.

Đối với hồ sơ trực tuyến, bản chụp giấy tờ phải rõ nét, đầy đủ từ giấy tờ hợp lệ còn giá trị. Nếu nhận kết quả tại Trung tâm, xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp thành phần hồ sơ trước khi nhận; nếu không, nộp trước khi nhận kết quả. Nếu giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả hoặc không cung cấp được, cơ quan hủy bỏ kết quả đăng ký.

Giấy tờ phải nộp bao gồm: giấy tờ liên quan đến việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc (bản chính: 1); văn bản ủy quyền chứng thực (bản chính: 1), trừ trường hợp ủy quyền cho ông bà, cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột thì không cần chứng thực. Giấy tờ phải xuất trình: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc giấy tờ có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan thẩm quyền cấp còn giá trị (bản chính: 1), trừ khi thông tin tự động điền từ CSDLQGVDC, CSDLHTĐT; giấy tờ chứng minh cư trú nếu không khai thác được từ CSDLQGVDC (bản chính: 1). Nếu gửi bưu chính, gửi kèm bản sao chứng thực giấy tờ xuất trình.

Hồ sơ còn bao gồm: Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc theo mẫu Tải ở đây (bản chính: 1, nếu nộp trực tiếp); mẫu hộ tịch điện tử tương tác Tải ở đây (bản chính: 1). Người yêu cầu nộp/xuất trình (trực tiếp) hoặc tải lên DVCQG (trực tuyến) các giấy tờ trên.

Yêu Cầu Và Điều Kiện Thực Hiện

Việc cải chính hộ tịch chỉ giải quyết sau khi xác định có sai sót trong đăng ký hộ tịch, không nhằm hợp thức hóa thông tin trên giấy tờ cá nhân khác. Giấy tờ hộ tịch cấp hợp lệ từ ngày 01/01/2016 mà thiếu thông tin được bổ sung nếu có giấy tờ chứng minh từ cơ quan thẩm quyền. Yêu cầu bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ áp dụng cho giấy tờ cấp từ ngày 01/01/2016, sau khi xác định người yêu cầu có quốc tịch Việt Nam căn cứ theo Luật Quốc tịch Việt Nam.

Căn Cứ Pháp Lý

Thủ tục dựa trên các văn bản sau: Luật số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014 của Quốc hội; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ; Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính; Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/05/2020; Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019; Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022; Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021; Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/07/2020; Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ; Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/08/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/06/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ; Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/06/2025 của Chính phủ; Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/06/2025.

Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.

Trân trọng!

Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo