Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là tài liệu quan trọng để chứng minh tình trạng hôn nhân của cá nhân, được sử dụng trong các thủ tục kết hôn hoặc các mục đích pháp lý khác. Thủ tục này được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản pháp luật liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về trình tự, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ và các yêu cầu pháp lý.
Trình tự thực hiện
Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua hệ thống bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu cần truy cập Cổng dịch vụ công, xác thực danh tính, chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và cung cấp thông tin theo mẫu điện tử. Các giấy tờ cần thiết được đính kèm dưới dạng bản chụp hoặc bản sao điện tử, đồng thời nộp phí, lệ phí qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc theo phương thức khác theo quy định.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận gửi phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử hoặc tin nhắn cho người yêu cầu (đối với hồ sơ trực tuyến) và chuyển hồ sơ đến công chức tư pháp – hộ tịch. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu được thông báo để bổ sung, nêu rõ giấy tờ và nội dung cần hoàn thiện. Trường hợp không thể bổ sung, cơ quan có văn bản từ chối giải quyết.
Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra tính thống nhất và hợp lệ của hồ sơ. Nếu cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện, cơ quan thông báo cho người yêu cầu để hoàn thiện hoặc từ chối. Trong trường hợp cần xác minh thêm hoặc có lý do chậm trễ, cơ quan gửi phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả. Đối với trường hợp cấp lại Giấy xác nhận để kết hôn nhưng không nộp được giấy xác nhận trước đó, người yêu cầu phải trình bày lý do. Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh trong 03 ngày làm việc. Nếu không xác minh được, người yêu cầu được phép lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân.
Sau khi thẩm tra, công chức tư pháp – hộ tịch gửi biểu mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân điện tử cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số. Người yêu cầu kiểm tra và xác nhận thông tin trong vòng 01 ngày. Nếu thông tin được xác nhận hoặc không có phản hồi, công chức cập nhật thông tin vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, in giấy xác nhận, trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký và chuyển kết quả đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả cho người yêu cầu.
Cách thức thực hiện
Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến toàn trình. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc, hoặc tối đa 23 ngày nếu cần xác minh. Lệ phí được quy định bởi Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nhưng được miễn cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo hoặc người khuyết tật. Người yêu cầu có thể ủy quyền cho người khác thực hiện, với văn bản ủy quyền theo quy định pháp luật. Nếu ủy quyền cho người thân như ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, văn bản ủy quyền không cần chứng thực.
Thành phần hồ sơ
Hồ sơ bao gồm tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mẫu điện tử tương tác (Tải ở đây). Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ có dán ảnh còn giá trị. Nếu thông tin cá nhân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), người yêu cầu không cần tải lên giấy tờ này khi nộp trực tuyến. Ngoài ra, cần xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu cơ quan không khai thác được thông tin.
Các giấy tờ phải nộp bao gồm bản sao giấy tờ chứng minh tình trạng ly hôn hoặc vợ/chồng đã qua đời (nếu có), bản sao trích lục ghi chú ly hôn đối với trường hợp ly hôn ở nước ngoài, hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã cấp trước đó nếu yêu cầu cấp lại. Văn bản ủy quyền cũng cần được nộp nếu ủy quyền thực hiện. Đối với hồ sơ trực tuyến, bản chụp giấy tờ phải rõ nét, đầy đủ nội dung và hợp lệ. Trường hợp giấy tờ đã có bản điện tử, người yêu cầu có thể sử dụng bản này.
Yêu cầu và điều kiện
Đối với mục đích kết hôn, người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Hôn nhân và gia đình 2014, bao gồm: nam từ đủ 20 tuổi, nữ từ đủ 18 tuổi; kết hôn tự nguyện; không mất năng lực hành vi dân sự; và không thuộc các trường hợp cấm kết hôn như kết hôn giả tạo, tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, hoặc kết hôn giữa những người có quan hệ huyết thống gần. Nhà nước không công nhận hôn nhân đồng giới. Nếu mục đích không phải kết hôn, người yêu cầu không cần đáp ứng các điều kiện này, nhưng phải ghi rõ mục đích sử dụng trong Giấy xác nhận.
Trường hợp hồ sơ có dấu hiệu tẩy xóa, làm giả hoặc không cung cấp đủ giấy tờ, cơ quan đăng ký hộ tịch có quyền từ chối hoặc hủy kết quả. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
Căn cứ pháp lý
Thủ tục được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật sau: Luật Hộ tịch 60/2014/QH13 (20/11/2014), Luật Hôn nhân và gia đình 52/2014/QH13 (19/06/2014), Nghị định 123/2015/NĐ-CP (15/11/2015), Nghị định 87/2020/NĐ-CP (28/07/2020), Nghị định 104/2022/NĐ-CP (21/12/2022), Nghị định 07/2025/NĐ-CP (09/01/2025), Nghị định 120/2025/NĐ-CP (11/06/2025), Thông tư 281/2016/TT-BTC (14/11/2016), Thông tư 85/2019/TT-BTC (29/11/2019), Thông tư 106/2021/TT-BTC (26/11/2021), Thông tư 01/2022/TT-BTP (04/01/2022), Thông tư 03/2023/TT-BTP (02/08/2023), Thông tư 04/2020/TT-BTP (28/05/2020), và Thông tư 08/2025/TT-BTP (12/06/2025).
Trên đây là thông tin mà Mys Law cung cấp. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết xin vui lòng liên hệ 0969.361.319 hoặc email: [email protected] để được giải đáp.
Trân trọng!
Người biên tập: Phạm Huỳnh Thanh Bảo
